Working Girl

Pour un maximum d’efficacité, arrêtez de planifier ;-)

Un des  secrets pour gagner en efficacité est sans nul doute : LA GESTION DU TEMPS. 

Vous allez me dire “oui, bien sûr” : il faut savoir planifier, organiser, gérer à l’avance pour ne pas se laisser déborder…. Nous avons tous appris cela lorsque nous fréquentions les bancs de l’école. Nos professeurs nous demandaient de travailler régulièrement, de ne pas faire nos devoirs au dernier moment… 

Oui, mais voilà, une fois adulte, nous sommes souvent débordé.es, épuisé.es, avec des listes qui n’en finissent jamais… Et s’il y avait un moyen plus efficace de gérer notre temps? 

Cette semaine, nous allons aborder de nouvelles règles de gestion du temps pour gagner en productivité et en sérénité. Attention, je parie que cela va vous étonner 😉

Allez, comme toujours, suivez votre guide 🙂 

Commençons par une petite histoire 🙂

Il y a quelques mois de cela, nous avons fêté le baptême de mes enfants en présence de toute notre famille proche et de nos amis. Cette fête me tenait vraiment à coeur.

Aussi, étant la reine de l’organisation 😉 j’avais prévu de m’y prendre des mois à l’avance afin que cette journée soit parfaite !! 🙂 

Cela faisait d’ailleurs des semaines, que je naviguais sur des blogs pour avoir des idées de décoration, animations, … J’avais opté pour le thème cinéma.

J’avais tout planifié et consigné dans un super gestionnaire de tâches en ligne afin de pouvoir le partager facilement avec mon mari. J’étais très fière de moi 🙂

En substance, il fallait créer un carton d’invitation sur le modèle d’une affiche de cinéma, trouver la salle de réception et le traiteur, acheter les boissons et le champagne, créer une décoration en adéquation, faire le plan de table,  gérer les fleurs, trouver et négocier un tarif avec un “photographe-amateur” afin d’immortaliser ces instants à moindre coût, créer un arbre à empreintes (des artistes 😉 “fait maison”, et prévoir des jeux pour les enfants – pourquoi pas un mini château gonflable si le budget le permettait ?… 

Bref, un mini mariage comme le disait mon mari 😉

Malheureusement, plusieurs imprévus se sont produits dans les mois qui ont précédé le baptême. Nous avons failli annuler, mais certains membres de notre famille ayant acheté les billets de train ou d’avion, nous avons dû maintenir la date. 

Or, il ne nous restait plus que 15 jours pour tout organiser… Aie, Aie, Aie… o-O

Une fois passé un frisson d’angoisse – “Comment allait-on faire ?”- nous avons été contraints d’aller à l’essentiel. 

Nous avons donc décidé de concentrer tous nos efforts sur le lieu – Rappelons-nous de notre ami Pareto 😉 80% de résultats grâce à 20% de causesprécédent article ici

Nous cherchions, un restaurant privatisable, avec un extérieur pour que les enfants puissent s’amuser. 

Nous avons fait des recherches sur le web, consulté les avis des internautes, et avons appelé celui qui avait notre préférence. Le restaurant était disponible mais nous devions libérer les lieux pour 17h. 

Etant donné les délais, nous avons accepté. En temps normal, j’aurais continué mes recherches pour trouver la solution idéale….

Nous  leur avons sous-traité toute la partie traiteur et boissons. Pas le temps de chercher s’il y avait un meilleur rapport qualité/ prix en supermarché ou chez le producteur pour le vin et le champagne. En revanche, nous avons limité les quantités d’alcool pour rester dans notre budget – et en plus, c’est plus responsable pour ceux qui conduisent 😉

Pour le reste de l’organisation, n’ayant plus vraiment de temps, nous avons optimisé 😉

Aussi : 

  • Mon super carton d’invitation a été remplacé par des textos groupés : simples, rapides et efficaces 😉
  • Pour la décoration, j’ai acheté de simples chemins de table, et des ballons de baudruches – ils serviront aussi de jeux pour les enfants… 😉
  • J’ai dû abandonner ma thématique “cinéma”, le plan de table, les fleurs, l’arbre à empreintes, le photographe…. et le château gonflable : plus le temps !

Au final, tous nos invités ont été ravis du lieu et de la journée 🙂

Nous avons été inondés de compliments et de remerciements. Personne n’a remarqué qu’il manquait quelque chose… sauf moi 😉 

Ce fût une magnifique fête de famille. Certes, très loin de ce que j’avais imaginé au départ mais remplie de bons souvenirs ! Que du bonheur 🙂 

Que devons-nous en retenir ? 

J’ai tiré plusieurs enseignements de cette histoire : 

1 – Contre toute logique, c’est le temps que nous consacrons à une mission qui détermine la quantité de travail

Késako ? 🙂 Normalement, pour un travail donné, on devrait avoir un temps dédié. Alors que trop souvent, c’est le temps qui nous est imparti qui va déterminer la quantité de travail qu’on y consacre.

En réalité, sans même nous en apercevoir, lorsque nous avons du temps devant nous, nous avons tendance à revoir sans cesse notre copie pour essayer de l’améliorer.

Tant que nous disposons de temps, nous nous ajoutons des tâches à accomplir, et ceci indéfiniment. Nous faisons “du remplissage”avec des choses à faire qu’elles soient utiles ou pas. 

Autre point : plus nous nous y prenons à l’avance, plus nombreux sont les imprévus qui viennent changer régulièrement la donne… Normal ! En plusieurs mois, les choses évoluent… 

Or, pour aller à l’essentiel, et gagner du temps, il y a une règle de base : l’auto-discipline 😉 

Il faut se donner un temps limité ET court et ne surtout pas revenir dessus.

Un peu risqué, mais sans conteste la méthode la plus efficace, est de s’y prendre au dernier moment 😉  Impossible de s’accorder un délai supplémentaire… la copie doit être rendue à l’heure dite, en l’état…. 

Et bien souvent, vous serez vous-même étonné.es du résultat 😉

2 – Anticiper les risques

Bien évidemment, ce type de pratique nécessite de savoir anticiper et limiter les risques.

Un petit temps de réflexion au préalable s’impose.

Dans notre cas, notre principal risque était de se retrouver avec 40 personnes dans la rue sans endroit où aller, après la cérémonie 😉 D’où notre priorité : trouver un lieu ! 🙂

Le deuxième risque était, qu’en l’absence d’animation spécifique, comment occuper 10 enfants ? La réponse a été très simple : il nous fallait obligatoirement un extérieur … et des ballons ! 🙂 L’imagination des enfants a fait le reste 😉 

Le lieu de réception était un peu plus loin que notre zone de recherche initiale mais compensait amplement ce risque 🙂

Bilan, je dirai qu’en terme de rapport qualité / investissement (temps et argent), nous avons, sans le vouloir, maximisé notre événement 🙂

J’espère que ce témoignage vous sera utile et pourra vous aider à simplifier votre quotidien 🙂 N’hésitez pas à me laisser vos commentaires et comme toujours, je vous souhaite tout plein de bonheur 🙂

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